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会议策划
会议策划-成功会议的关键

会议筹划者的职责:
      作为会议筹划者,要负责去做各种各样的工作。下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。
           *善于与人共事
           *善于注意小节
           *善于解决问题
           *善于与人协商
           *能够管理会议财务事宜
           *熟悉酒店运作
           *能够安排恰倒好处的菜单
           *能够熟练操作电脑
           *能够熟练地与视听服务公司打交道
           *能妥善接待贵宾和外国客人
           *熟知各种礼仪
           *行事果断、执着
     会议筹划者的任务:
           *制定计划,确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标
           *制定会议议程
           *了解可供使用的场所和设施情况
           *选择或提议合适的场所
           *检查并比较各项设施
           *安排交通事宜
           *协调会务工作人员的活动
           *招收、培训会务人员和广告人员
           *制定可行预算或按既定预算安排有关工作
           *确定各项工作的时间安排
           *视察选定的场所和设施
           *与各有关方面进行接洽(运输公司、旅行社、视听服务公司)
           *确定印刷公司
           *安排食品、饮料有关事宜
           *讨价还价
           *同会议发言人和各位贵宾进行联系
   
主要会议类型:
      *销售会议:一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议,或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。
      *年会:可以是公司股东大会,也可能是行业协会每年一次的会员大会。
      *产品发布会:是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。
      *研讨会:是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与会者相互交 流并有意见反馈。
      *专业会议:是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包 括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。
      *奖励会议:是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。
      *培训会议:一般要用至少一天,多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训需要有特定的场所,培训内容高度集中,由某个领域的专业培训人员教授,而且通过培训要实现某些目的和目标。
会议筹划步骤:
      目的和目标:确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。会议 的目标和目的有以下一些:
           *培训*通知*教育*探讨问题*做决策
           *引入新事物或介绍新人员
           *激励*开发*展示*促进与改善*解决问题
           *讨论如何赢利*赢利
在你筹划一个会议时,你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要
      求达到的结果,如果你们的意见相符,你就可以做下一步的筹划了:
      *预计召开会议的日期;
      *会议预计召开几天;
      *打算在什麽地方召开会议;
      *会议形式或程序是什麽;
      *需要多大的场地;
      *以前开过这样的会议吗?结果如何;
      *将有多少人到会;
      *会议预算是多少;
      *与会者对费用开支很在意吗?
      *打算选用什麽级别的酒店和设施;
      *打算选用最高级的房间标准是什麽;
      *谁来制作会议邀请函;
      *会议需要向与会者打印相关资料吗?
      *会议的发言人有哪些?
      *会议需要什麽样的视听设备;
      *需要食品、饮料的酒会、招待会有几次;
      *与会者可以携带家属吗?
      *打算为与会者安排一些特别活动吗?打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗? 是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗?
      *由谁来承担这些活动的费用。
 
 
已浏览1200次  发布日期: 2014-1-6 3:38:07  发布:admin
 
            
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