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会议服务
会议接待流程

我社常年接待各单位在我市举办的全国各类会议,在长期的工作实践中积累了丰富的会议接待经验,以优质服务赢得了广泛的赞誉。在与众多单位的多次合作中,有幸能获得客户的信任,如果贵单位的接待任务繁忙,占用了各位领导的宝贵时间,我社愿毛遂自荐,为贵单位举办的会议提供以下服务:
  
一、 会议报到前我社可派工作人员协助接机、接站。   
二、 会议报到时我社可派工作人员全程协助会务组工作,最大程序减轻会务组工作强度。   
三、 我社可代订返程机票、火车票,解除与会代表的后顾之忧。   
四、 如有需要,我社可代订全程会议用房、用车、用餐。   
五、 我社以优质服务承办国内外会议考察线路。   
六、 我社可开具与会代表所需报销发票。   
七、 如有需要,会议返程时我社可派车送机、送站(费用另计)。   
八、 我社以会议组办单位利益为重,本着认真负责的工作态度,确保优质地完成接待任务。

 

一、作为专业的会展中心,举办各类会议会展,大致经过如下环节:
1、策划
中国旅行社作为专业的会议代理,我们提供会展会议企划代理,告诉本公司你的想法或者要达到的目的。我们为你提供可能性方案,出点子,招展企划、会议回执等等。
2、咨询
在此阶段,中国旅行社专业的会议工作人员将与委托方进行多方面沟通,并就委托方的关心点提出自己的预案供选择。譬如在预算内适宜的会议场所、推荐参加者下榻的酒店、选择合适的餐饮场所及预算相适应的菜谱、以及会议的交通、接待等事宜。
3、考察
如果您认为经过沟通,以及到我社实地考察后,可以相信中国旅行社的实力。我们可以进入以下阶段:1、与你或者你的代表到实地考察酒店、会议场地、会议设备、交通车辆、旅游线路。2、双方就服务项目服务流程,计划推荐,及服务的价格等内容进行深入细致的探讨,大致明确双方的责任与义务。3、就代表们返程的时间、车次、航班作一个初步的确定。
4、签定协议
这是要非常细致的过程。我们认真的推敲、反复的审察会议的各项流程及预案尽可能的把方案细化合理,然后以书面的形式确认双方的义务权利与责任,并签署正式协议。
5、执行协议
双方严格而又人性化的执行协议,本着高度负责的合作理念,将双方的合作精神高度升华。追求会议的圆满成功为一致目的。
二、举办会议前 > 会议中 > 会议结束
举办会前
1、 中国旅行社的专业会议工作人员与会议主办方洽谈
2、 中国旅行社提供会议所需要的机票、车票、住宿、会议场所、交通信息等并制定完备的会议预案给会议方。
3、 我社派专业的会议工作人员协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、 游、娱等相关事宜。
4、 确定方案,签订合同,预付定金。
会议中
1、会议接待:我社派出专人负责机场、车站的礼仪、接站、公关等服务。并提前在 酒店、会议室摆放好欢迎横幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
2、会前准备:准备好会议需要的资料,会议用品,等会议相关物品。
3、会议场地:我们会派专人到会议室检查会议室的条幅、灯光、音响、茶饮等。
4、会议住宿:房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求。
5、会议餐饮:中旅的餐饮专业人员就用餐时间、用餐地点、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。
6、会议旅游:我社工作人员仔细检查已确定好旅游线路行程、用车、导游,确定是否增加景点。
7、会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
8、会议服务:会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。
结束会议
1、结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明。专人与客户进行核对结帐。
2、资料:会议后的资料收集,根据客户的要求制作会议通讯录或花名册。

 
已浏览1493次  发布日期: 2013-12-8 20:32:53  发布:admin
 
            
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